L'entreprise britannique de construction Glencar achève la numérisation du processus d'approbation des paiements de travaux

fr.wedoany.com Rapport : Le 12 novembre, l'entrepreneur britannique Glencar a annoncé avoir déployé la plateforme collaborative cloud Payapps sur ses projets de construction au Royaume-Uni et en Irlande, intégrant dans un système unifié les processus de demandes de paiement des sous-traitants, de vérification des estimations de travaux et de notifications de paiement, qui étaient auparavant traités par courriel et tableurs. Après la mise en œuvre de la plateforme, le délai de traitement des demandes de paiement est passé d'une à deux semaines en général à un à deux jours, certaines demandes pouvant être traitées en une journée, et les équipes financières et commerciales peuvent également consulter en temps réel l'état des demandes et des approbations de chaque projet.

Auparavant, Glencar recevait principalement par courriel les documents d'estimation de travaux soumis par les sous-traitants, puis le personnel commercial du projet vérifiait les quantités, contrôlait les montants déclarés et communiquait avec les sous-traitants. Les demandes étant dispersées dans les boîtes aux lettres et les tableurs de différentes personnes, certaines étaient facilement retardées lorsque le personnel du projet était en congé ou très occupé. Avec l'augmentation du nombre de projets, de sous-traitants et d'équipes spécialisées, les processus existants peinaient progressivement à répondre aux besoins de gestion en matière de suivi des documents, de coordination des approbations et de prévision financière.

La nouvelle plateforme offre un point d'accès unifié à l'entrepreneur général, au service financier et aux sous-traitants, et prend en charge la soumission des demandes de paiement, l'estimation des quantités de travaux, les avenants, les retenues de garantie et la gestion des documents associés. Les sous-traitants peuvent soumettre leurs demandes en ligne et consulter l'avancement de la vérification, les montants certifiés et les détails correspondants, tandis que le personnel commercial du projet peut vérifier de manière centralisée les quantités déclarées, les conditions de paiement contractuelles et les modifications. Le service financier peut obtenir rapidement les données pertinentes après la soumission des demandes, suivre les paiements en attente d'approbation et les obligations de paiement prévisionnelles, ce qui réduit la double saisie entre services et les relances manuelles.

Les données de demandes de paiement issues du système intégré peuvent également servir à la prévision de trésorerie, au calcul des coûts, à la planification des achats et à la gestion des risques contractuels. Le service financier de Glencar peut, en fonction de l'avancement des déclarations et des approbations des différents projets, anticiper les obligations de paiement potentielles et simuler différents scénarios de trésorerie. Le personnel commercial sur site, libéré du temps consacré à la compilation des documents et aux échanges par courriel, peut se concentrer davantage sur la vérification des quantités, l'organisation des achats, la prévision des coûts et la coordination avec les sous-traitants. Il convient de préciser que Payapps est principalement chargé de la gestion des informations relatives aux demandes de paiement et aux approbations, et n'effectue pas directement les virements bancaires.